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世紀科怡 檔案管理軟件 V3.2.1 V3.3 V5

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更新日期2018-10-08 22:11

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詳細說明

r 1系統特點rr

r 該系統針對目前檔案業務的特點,從檔案工作的實際需求出發,在吸取其他檔案館管理系統優點的基礎上推出的新一代檔案館管理系統。在功能上,該系統覆蓋了檔案的收集(包括接收、征購、捐贈、寄存、摸底等)、著錄編目(包括文件、案卷及資料的著錄、雙機校對、各種目錄報表制作、主題詞批量標引及各項編研專題的制作),以及檔案的保管、統計、鑒定(到期和開放),檔案的檢索和查詢利用等r

r

r 系統特點:r

r

r 1.        r嚴格遵循國家檔案局最新頒布的檔案工作標準,支持最新的歸檔文件管理規則;r

r

r 2.        r良好的可擴展性。用戶可根據工作實際靈活進行檔案信息門類自定義、報表自定義和錄入界面自定義,充分適應檔案管理的多樣性;r

r

r 3.         多層次檢索途徑,確保查全率和查準率:系統提供多種檢索途徑,既然可實現簡單查詢,也可按不同需求進行組合查詢、快速檢索、進階檢索,并獨創"索引查詢"和"特殊查詢"功能,實現主題詞、分類號等的索引檢索和多個字段聯合檢索,保證了檢索的速度、查全率和查準率。r

r

r 4.         輕松實現"館室銜接":數據導入支持各種常用數據庫,可以方便接收不同檔案管理軟件的數據和檔案館以往錄入數據,保證檔案館業務的無縫鏈接。同時支持數據安全移出。r

r

r 5.         切合檔案部門需求的利用管理功能:結合檔案管理的特殊要求,集利用者管理、檢索查詢、領導審批、庫房調卷、自動計費于一體,實現檔案利用的全計算機網絡管理。r

r

r 6.         精確合理的權限管理,確保數據安全可靠:對于基于網絡的大型數據庫軟件,其工作模式突出各個工作站共享數據,同時又具有各自的獨立性,擁有不同的操作權限,因此,本系統給每一個用戶分配精確合理的操作權限,確保各類數據穩定安全。r

r

r 7.         保證數據安全的可擴容存儲空間:系統提供周全的災難恢復方案和備份方案,數據實時備份至大容量硬盤、磁帶機及光盤塔等外部存儲設備上,并可及時進行災難恢復,確保數據安全可用r

r

r 8.         "所見即所得"的報表功能:系統提供多種報表格式,用戶可以輕松自如的選擇所需要的內容,完全按照自己的需要生成報表,將以往復雜的報表工作變的簡單輕松。同時系統還支持用戶修改系統報表,讓其變的更符合本單位的需要。r

r

r  r

r

r 2系統功能設計rr

r 檔案管理系統與文件管理系統相結合,配合部門分級權限劃分,對企業文件檔案進行統一數據管理、統一文件發布、分級授權、文件歸檔整理、查詢檢索等管理,確保文檔統一規范、資源合理利用共享。r

r

r 2.1文件管理rr

r 文件管理主要針對公文處理流程設計的,系統主要有文件登記、文件傳閱、文件處理、文件分發以及與檔案管理銜接的文件歸檔。另外針對部門介于文件和檔案之間的資料圖書管理,在文件管理模塊中新增加了資料登記管理。r

r

r 2.1.1文件登記rr

r 根據文件生成渠道的不同,系統把文件管理分為:來文、發文和內部文件,并提供給用戶自定義文件類別的功能,用戶可以根據實際需求靈活定義文件管理類別。r

r

r 2.1.2文件處理rr

r 文件登記后進入文件處理流程,系統跟蹤文件處理整個過程,用戶可通過網絡直接進行文件處理,也可打印文件處理單,進行手工處理。r

r

r r

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r 系統可直接把文件管理中的各類文件按照一定規則直接歸檔進入檔案管理,不需要客戶重新進行檔案錄入。r

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r r

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r 2.2檔案管理rr

r 檔案管理模塊主要是進行檔案的錄入、歸檔整理、檔案調整、打印報表、原文管理等,同時為了便于用戶進行數據操作,系統在檔案管理模塊特別設置了查詢、排序、批量修改、數據回收站、自動標引主題詞、自動組卷、文件關聯、提取、分頁、目錄序列、關聯顯示、界面調整等。r

r

r 2.2.1檔案錄入rr

r 系統為用戶提供的數據錄入界面是卡片式界面,進行數據錄入時,系統支持TAB鍵和ENTER鍵從左至右、從上至下的自動跳項;系統支持用戶自行修改調整錄入界面;系統支持自動增加新記錄和自動生成檔號,在卡片錄入界面的工具條“選項”中,用戶可調整是否進行自動處理,系統默認進行自動處理, 自動增加新記錄是指,當用戶勾選時,在完成卡片界面的最后一個錄入項目后按TAB或ENTER鍵時,系統自動保存數據并進行新記錄錄入狀態,且自動跳轉到卡片第一個錄入項目;自動生成檔號被勾選時,用戶在進行數據錄入時,系統會根據系統管理的檔號格式中所設置的檔號生成項目自動生成檔號。為提高用戶數據操作效率,用戶可對每個管理項目字段進行“字段可空”、“值可重復”、“權限控制”、“自動加一”、“值繼承”等屬性設置;系統支持自動標引主題詞,系統除了用于數據錄入的卡片界面外,還提供了大數據羅列的網格式數據列表界面,同時支持網格列表管理項目字段的調整。r

r

r 2.2.2立卷歸檔rr

r 在檔案管理中的歸檔子模塊的功能和文件管理中的文件歸檔功能基本一致,均是對未歸檔整理的數據進行歸檔整理,不同之處在于文件管理中的歸檔是針對文件進行歸檔,而檔案管理中的歸檔是針對在檔案管理中錄入的未歸檔檔案數據進行歸檔整理,在檔案錄入時,用戶可選擇是否進行未歸檔數據錄入,未歸檔數據錄入時不能生成檔號及件號,且數據狀態自動為“未組卷”。r

r

r
rr

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r 2.2.3檔案調整rr

r 針對系統自動組卷錯誤或用戶組卷錯誤,系統專門設置了檔案調整子模塊,用戶可根據實際需要進行簡化方法整理的件號調整、傳統方法整理的案卷調整、卷內調整、拆卷調整、合卷調整、分卷調整等r

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r 2.2.4報表打印rr

r 系統提供各類型標準報表打印模板,以文書簡化方法整理為例,輸出目錄包括歸檔文件目錄、分類目錄、目錄封面等,系統支持多個條件的靈活打印輸出,系統支持生成的打印報表另存為EXCEL文件,以便用戶特殊調整或備份。r

r

r  r

r

r 2.2.5原文管理rr

r 系統有一套完整的原文管理機制,用戶可直接對每一條記錄進行多頁原文的掃描添加、去污、糾偏等,在線直接瀏覽。針對用戶不同的掃描儀器及掃描需求,系統在原文管理的“設置”中設置了“圖像設置”調整選擇,用戶可根據實際需要進行靈活調整。r

r

r  r

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r 2.2.6其他特定功能rr

r a)        r查詢:系統提供簡單查詢和多個條件的組合查詢,且用戶可自行設置查詢項目。r

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r b)        r排序:系統支持即點即排,在網格數據列表界面,用戶只需點擊任意字段名,系統即可按照該字段的數值進行升序或倒序排列,同時在排序設置界面,用戶可以任意組合多個字段進行組合排序。r

r

r c)        r數據回收站:在檔案管理中可以進行回收站操作,系統默認開啟數據回收站功能,用戶也可關閉該功能,并可針對數據回收站設置密碼管理,只有通過密碼驗證的人員才能進行數據回收或清空回收站的操作。r

r

r d)        r分頁:系統自動對當前管理數據進行分頁顯示,系統默認每頁顯示30條記錄,用戶也可自行設置每頁顯示記錄數,分頁顯示能夠極大提高用戶的數據操作速度。r

r

r e)        r提?。簩τ趥鹘y方法整理的檔案門類,系統提供了自動提取功能,通過該功能,系統會自動獲取卷內數據的文件形成時間、頁數、份數等,自動生成案卷的文件時間跨度、總頁數、總份數等信息。r

r

r f)         r目錄序列:系統提供靈活的數據分類顯示功能,用戶在檔案錄入的工具條“設置”中可把常用的全宗、保管期限、年度等進行目錄序列設置。下圖為設置了全宗和年度作為目錄序列時的顯示圖。r

r

r g)        關聯顯示:對于進行多層管理的檔案門類,系統提供了關聯顯示的功能,以文書傳統方法整理為例,用戶選中案卷記錄時,系統根據關聯屬性,自動獲取與該案卷記錄相關的卷內文件記錄,并列表顯示。如果用戶點擊取消關聯,則顯示所有案卷的卷內記錄。r

r

r 2.3檢索利用rr

r 系統設置了專門的檢索和利用模塊,檢索子模塊只要是針對檢索用戶設立的,用戶不能進行數據增刪改操作,通過用戶的權限控制,可實現特定用戶瀏覽特定數據。為了實現特殊用戶的特殊需求,系統在該模塊設置了授權閱讀管理。同時,系統提供一套WEB版的查詢利用系統配合C/S系統進行檢索利用。r

r

r 2.3.1檢索rr

r 檢索子模塊提供給客戶多種檢索方式,包括分類查詢、自定義查詢、多表查詢等,多表查詢中的智能檢索最簡單易用,用戶不需指定查詢字段,只需提供查詢值,系統自動進行多表多字段查詢比對。r

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r 2.3.2借閱利用rr

r 系統提供了完善的文檔資料借閱利用管理機制,包括借閱利用人管理、文檔檢索、借閱登記、借閱管理以及借閱統計。借閱管理中提供催還、續借、歸還以及打印借閱相關報表單據,為了便于管理員監控整個借閱數據,系統自動對借閱數據進行分色區別,到期未還記錄紅色顯示。r

r

r 2.3.3授權閱讀rr

r 對于特殊人群需要瀏覽特定文件時,管理員可以通過系統的授權閱讀功能,把部分條目或條目及原文單獨授權給特點人員查看,系統可以授權給系統內部人員,也可自動生成臨時賬號以便外部人員查看,同時可以控制授權時間。r

r

r r

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r 2.4保管鑒定rr

r 保管鑒定模塊主要是針對檔案庫房管理、檔案存放管理和檔案鑒定銷毀工作。r

r

r 2.4.1庫房及存放管理rr

r 為了適應當前檔案庫房管理的需要,系統設置庫房溫濕度登記,系統可根據用戶登記的信息數據自動生成年、月、日溫濕度變化曲線,以便用戶及時掌握庫房的溫濕度變化。r

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r 針對庫房管理,系統采用仿真顯示虛擬庫房,用戶可根據自己庫房情況進行虛擬庫房設置。r

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r 2.4.2鑒定銷毀rr

r 不同期限的檔案資料到期后并不是直接銷毀,而是要經過嚴格的二次鑒定,鑒定為銷毀的檔案材料必須要編目記錄,以備查驗。系統專門設置了到期鑒定和銷毀清冊子模塊,嚴格按照檔案鑒定銷毀流暢設計。r

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r 2.5編研統計rr

r 編研工作是檔案利用工作的一個重要組成部分,是檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作,才能通過主動提供檔案的編研成果,直接服務于社會各項事業,有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。檔案編研主要包括重要文件匯編、組織沿革、人事任免匯編、基礎數字匯編、大事記等。為了配合檔案編研,系統設置了專題目錄子模塊,用戶可根據需要把查詢率極高的文件做成專題目錄。r

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r 國家檔案局每年都會對基層檔案數據進行統計匯總,為此,系統設置了基本情況年報子系統,用戶可直接在此進行基本情況年報上報。r

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r 用戶除了在檔案管理和檢索利用進行記錄查詢統計之外,系統專門設置了記錄統計模塊,用戶可以對系統中所有的文件、檔案及圖書資料進行各種條件的統計,并形成報表輸出。r

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r 2.6移交接收rr

r 系統的移交接收模塊主要用于檔案室向檔案館移交數據、分公司向集團公司移交數據等,移交數據支持多種格式:txt,dbf,xml。另外,系統支持檔案系統內的內部移交接收機制,用戶可機構部門單獨立卷整理,整理完畢后通過內部移交機制移交到檔案室再統一立卷整理,系統支持預立卷。r

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r 2.7移動檔案rr

r 系統可根據用戶需要定制主題,并從系統中提取部分數據制作成數據包,該數據包可直接在windows環境獨立運行,同時支持查詢利用和報表輸出,并且可直接把數據包中的數據回寫到檔案管理系統。r

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r 2.8掃描加工rr

r 2.8.1頁碼掃描rr

r 將批量掃描的原文按檔案條目的(順序號或頁號,即檔號組成項的最后一項)、頁數依次分配掛接的過程。r

r

r 單層門類:只需要根據檔案條目的頁數即可分配掛接原文;r

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r 多層門類:需要根據卷內的順序號(或頁號)和頁數來分配掛接原文。例如:傳統方法整理,它是以整卷為選擇目標進行批量掃描掛接的,選擇窗口中沒有卷內的條目信息,因此需要按卷內條目的頁號和頁數來分配哪些文件對應哪些卷內條目。r

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r 2.8.2OCR識別rr

r OCR識別即將電子原文提取成純文字存儲在數據庫中,為全文檢索提供來源。本功能模塊支持批量OCR識別,支持的原文格式有:TIF,PDF,WORD,EXCEL,TXT。r

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r 2.8.3OCR編輯rr

r 對于OCR識別精度不高的原文,我們提供了OCR編輯模塊,用于手工編輯識別結果,確保全文檢索的正確性。r

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r 2.8.4圖像處理rr

r 本模塊主要是針對已經掃描上傳完成的原文進行圖像處理的一個功能,r

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r r

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r 主要功能如下:r

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r 導入:如果想將已經存在的電子文件添加到此次掃描任務中來,可以直接點擊導入(系統只支持TIF格式的導入文件);r

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r 插入:通過插入操作,可將其它文件插入到已掃描文件的任一位置,比如想在已掃描文件的第3頁后插入一張已掃描好的圖片。r

r

r 剪裁:鼠標在選定狀態下選擇所需部分,點擊剪裁即可將不需要的部分清除掉;r

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r 清除:鼠標在選定狀態下選擇需清除部分,點擊清除即可清除該部分;r

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r 糾偏:對于顯示不正的圖片,可直接點擊糾偏將圖片擺正;r

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r 刪除:點擊此按扭則刪除當前選定的圖片(按SHIFT或CTRL鍵可同時選擇多個原文);r

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r 上頁、下頁:對于多頁文件使用此功能翻頁;r

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r 左旋、右旋:默認狀態下可左旋、右旋90度,或要旋轉其它角度,可以按扭的中間輸入框輸入需旋轉的角度,再點擊左旋或右旋。r

r

r 撤銷:在非保存狀態下可撤銷當前操作。r

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r 注意:所有編輯操作在完成后需“保存”才能生效。r

r

r 拼接:將已掃描好的圖片進行拼接成一張圖片,點擊拼接時系統會提示選擇接拼的方式(選擇拼接頁碼,即當前頁要與哪一頁進行接拼;當前頁要放在接接頁的左邊還是右邊)。點擊“保存”即保存拼接結果。拼接只支持黑白文件。r

r

r 2.8.5 PDF轉換rr

r PDF轉換支持將所有圖片格式的文件轉換成PDF文件,圖片格式包括:JPG,BMP,GIF,PNG,ICO,TIF等。r

r

r 2.8.6全文填充rr

r 全文填充:將OCR的識別結果建成全文索引目錄,為全文檢索提供引擎。這是進行全文檢索前必須進行的一項準備操作。進行全文填充設置前需保證SQLrSERVER有安裝全文檢索控件(即在安裝過程中選擇自義定組件安裝,選擇全文檢索組件)。r

r

r 調度模式分兩種:有戶可根據實際需要進行設置。r

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r 完全填充:每一次執行時都重新開始填充,不管上一次填充的記錄;r

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r 增量填充:在上一次填充的基礎上,將新增的記錄進行填充。r

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r 2.8.7全文檢索rr

r 全文檢索即按原文內容進行檢索。上述操作中對原文進行了OCR識別,SQL會將該識別結果進行目錄填充,以供全文檢索能正常執行。r

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r    r

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r 2.9數據管理rr

r 2.9.1導入導出rr

r 為解決不同系統、機器之間數據的傳輸問題,實現數據資源共享,從而減少不必要的重復勞動,提高工作效率,系統設置了導入、導出這兩個模塊,數據導入所支持數據格式包括DBF、ACCESS、SQLrANYWHERe、SQL SERVER、SYbase、ORACLE等。導入數據時您可根據自己的需要選擇導入字段,也可根據提供的相應函數進行自定義導入字段。您還可以查看目標表、源表和源表每個字段的數據,并可將當前的導入條件進行保存,以便下一次導入使用,系統還采用日志方式記錄數據導入的情況。r

r

r 2.9.2備份恢復rr

r 系統提供了三種不同的備份恢復模式:r

r

r 1.        r門類數據備份恢復模式:該模式只是針對某一個表的部分數據進行備份恢復,多層表結構的門類需要多次備份,支持數據重復覆蓋,支持數據疊加,支持原文選擇備份。r

r

r 2.        r門類格式備份恢復模式:該模式只是備份多個門類表的結構、相關報表等,不包括該門類的數據,備份恢復針對的是整個門類,而不是單個表。注,該模式恢復后的門類為無數據的空門類。r

r

r 3.        r門類數據格式備份恢復模式:該模式可備份多個門類的所有信息,包括門類結構、報表、門類數據等,支持原文選擇備份。r

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r 2.10系統管理rr

r 系統管理模塊主要是為整個系統的管理維護而設置的,主要包括一下幾個方面:r

r

r 1.        r全宗管理:系統支持多全宗(單位)管理,全宗號是檔案館分配給檔案室的代碼,如果沒有可以采用拼音簡寫的方式代表。r

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r 2.        r實體分類:因系統是多全宗(單位)管理機制,故在系統中每一個全宗(單位)均可設置自己的實體分類方案。系統提供常用實體分類模板,用戶可在該模板的基礎上修改調整,同時,用戶也可導出自己的實體分類方案。r

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r 3.        r檔號格式:系統是開放性的檔案管理系統,用戶可自行創建檔案門類,因每種檔案檔號格式不同,故系統設置檔號格式子模塊,用戶可根據自身檔案特點,自定義相應檔案門類的檔號組成項、連接符、組成項字符長度。r

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r 4.        r輔助字典:輔助字典是指系統為選擇錄入型字段專門設置的管理子模塊,在輔助字典中用戶可對所有選擇錄入型字段的備選項目進行調整,同時也可新增選擇型錄入字段。系統支持選擇錄入字段設置默認值。r

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r 5.        r用戶管理:r

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r a)        r系統管理員:該組內的用戶擁有系統所有數據功能權限,且不能進行權限設置。isa為系統默認用戶,不能刪除。系統管理員可對非管理員組的所有用戶進行權限設置,包括分級管理員。r

r

r b)        r分級管理員:系統支持多全宗(單位)管理,故用戶管理支持分級管理,在新建用戶時指定全宗(單位),并勾選“全宗管理員”,則該用戶為該全宗的全宗管理員,他負責該全宗的所有數據及人員權限的分配。r

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r c)        r普通用戶(組):系統管理員或分級管理員可對其進行特定權限的分配設置。r

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r d)        r系統維護管理員:sysisa是系統維護管理員,他只能進行功能性維護,不能查看數據。r

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r 6.        r原文管理:系統支持多種方式的原文管理模式:單機模式、網絡共享模式、FTP模式和數據庫存儲模式。同時,用戶可選擇針對原文的加密、壓縮等安全機制。一般單機版采用系統默認的原文單機管理模式,系統默認管理路徑為“c:kydoc”,用戶在安裝完成后最好能重新指定新的原文管理路徑;網絡版用戶最好采用FTP模式管理原文;oracle網絡版的用戶可考慮采用數據庫存儲方式,非oracle網絡版不建議用戶采用數據庫存儲模式。r

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r 7.        r日志檢查:系統針對每個用戶的每個重要操作在系統日志中均有詳細記錄。r

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r 8.        r升級維護:更新系統的接口,用戶導入相應升級包,系統會自動升級所有客戶端,并更新版本號。r

r

r 9.        r門類定制:用戶可根據文件、資料、檔案管理的需要,在門類定制中定義相應的管理門類。r

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r 10.     r界面設計:用戶可對每個管理門類的界面進行隨意設計,包括網格瀏覽界面設計和卡片界面設計。r

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r 11.     r報表定制:用戶可在每個管理門類下添加、修改、刪除報表模板。r

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r 2.11 WEB查詢利用子系統rr

r 該子系統是基于.NET開發的新一代web查詢利用系統,具有數據錄入、原文上傳、多方式檢索、借閱查詢、借閱審批和借閱管理等功能。r

r

r 1.         主頁式設計,即時消息提醒。r

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r 2.         與C/S客戶端相同的數據操作處理機制,系統自動檢測每個字段屬性:非空、不可重復、值繼承等,確保了B/S的數據操作與C/S客戶端的數據操作具有相同的工作效率。r

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r 3.        r支持所有主流文件格式在線直接瀏覽、打印。r

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r 4.        r簡單查詢、組合查詢、智能查詢和進階檢索相結合,同時支持多表檢索、分類檢索和自定義檢索。r

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r 5.        r檢索到的記錄可直接提交“借”(借出)和“查”(查看原文)申請。r

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r 6.        r用戶提交借閱申請后,系統及時反饋借閱信息到管理員的“系統消息”,借閱申請需經過管理員和領導兩級審批才能實現借閱,同時管理員可在線對借閱文件進行續借、催還、回收授權等操作。r

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r 7.        r全面的借閱統計和報表輸出。r

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