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檔案館信息化建設常見問題解答

放大字體  縮小字體 發布日期:2019-11-21 11:24:52    瀏覽次數:272    評論:0
導讀

檔案館信息化建設常見問題解答

1.檔案管理信息系統建設的主要目的是什么?

    (1) 實現對檔案資源的科學、規范和有效管理,為社會、為公眾提供高效率的檔案利用服務。

    (2)梳理檔案工作流程,規范檔案管理過程,實現檔案工作的精細化管理,輔助領導決策,提升檔案館的現代化管理水平。

 

2.檔案管理信息系統建設前的主要準備工作有哪些?

    (1)項目立項:由項目發起與項目參與的多方機構進行需求調研,開展可行性論證,提出項目目標、制定項目計劃、預算項目投入(包括人、資金、其他資源)、分析項目風險、預測實施效果,報批決策者審批。

    (2)項目準備:依據項目目標,組織項目團隊及成員,籌集項目資金、分解項目計劃、準備項目環境(軟硬件設備)、開展咨詢培訓、落實實施方案,在人、財、物方面做好實施前的準備。

 

3. 檔案管理信息系統實施的技術原則是什么?

    (1)同構性原則:系統建設所選用的硬件平臺(如網絡連接設備、服務器、存儲器)、軟件支撐平臺、應用軟件系統、應盡量選用共同的或系統建設思路一致的供應商,避免本單位內部異構操作系統、異構數據庫系統、異構存儲方式等現象的產生。

    (2)集成性原則:各分/子系統建設的階段性是必然的,但每建設前一個系統需要考慮業務的擴展性和軟硬件系統的兼容性,留出必要的接口,以便擴展;每建設一個新的系統也要考慮與現有系統之間的信息集成、過程集成和系統集成等問題,保持業務流程的連續性和系統信息的一致性。

    (3)繼承性原則:繼承性的主要目的是支持檔案信息化應用系統的可持續發展,是檔案信息化“滾動式”建設方案的基本要求,一方面保護已有投資,一方面對現有硬件、軟件支撐平臺和檔案管理信息系統進行有保留的擴展,這是由于需求的不斷變化與更新而引起的。

    (4)淘汰性原則:由于硬件、軟件的迅速發展,往往每過一年就會有一套全新軟件系統運行結構的出現,每三年就會有硬件和軟件平臺的完全淘汰,甚至時間更短。因此,當采取繼承性原則對現有系統進行修補所消耗的資源大于投資一個新的系統時,應果斷采取淘汰性原則,進行更新換代。

 

4. 建設檔案管理信息系統為什么要首先制定總體規劃?

    如果不從全局的角度開展總體規劃,各各門從局部需求和利益出發,必然將管理信息系統拆分成一個個獨立的部門“孤島”系統,致使信息不集成、資源不共享、系統重復建設、數據重復錄入,投入資金勢必增多,而實施的過程卻很難控制,其應用效果則大打折扣。如果能夠預先制定一個科學、合理、可行的總體規劃,則能從根本上克服急功近利和“走一步,算一步”的盲目性,避免走彎路,不僅能夠使IT投入得到增值,更能夠增強系統的應用效果。

 

5. 制定總體規劃應考慮哪些因素?

    總體規劃的制定應從國家信息化戰略、檔案信息化戰略、檔案局(館)的信息化戰略出發,立足檔案館的業務需求,考慮技術的先進性和可行性,兼顧當前和未來的發展需要,結合檔案館的人、財、物等基礎條件和自身的運行特點進行規劃,并考慮分步實施的方案和措施。

 

6. 選擇檔案管理信息系統主要考慮那些因素?

    (1)檔案館信息化的應用需求和發展要求,目的是要用起來,不僅當前能夠用起來,而且要考慮業務擴展后能夠得到持續的擴展與跟蹤。

    (2)信息技術和軟件產品的現狀與發展,務實的同時,也需要必須經常關注和跟蹤最新技術的發展,了解軟件產品的運行特點和使用場合,才能做出客觀的、切合實際的判斷。

    (3)將產品與需求、技術與發展相結合,做出決策,在確定了檔案館的業務需求、認識了軟件產品的使用要求之后,就需要將二者結合起來,綜合平衡檔案館的人力、物力和財力,做出正確、合理的選擇。

 

7.實施檔案管理信息系統的主要方式有哪些?

    (1)外包研發模式(2)自主開發模式(3)混合實施模式(4)整體外包模式。

 

8.檔案管理信息系統實施的主要工作有哪些?

    系統實施的核心任務是軟件系統的客戶化定制過程,目標是建立一套真正能用得起來的軟件系統。主要包括需求分析、客戶化定制、數據處理、系統試運行、系統切換、用戶培訓等過程。

 

9. 如何理解需求分析工作及其重要性?

    需求分析是系統規劃、系統開發和系統實施的重要依據,其主要任務是完成用戶對目標軟件系統在功能、行為、性能、設計約束等方面的理解、認識、定義和期望。需求分析需要軟件開發與軟件應用的雙方人員共同參與來完成。

    需求分析階段檔案館業務工作人員的主要工作包括:描述基本業務需求,挖掘潛在需求,與技術支持人員共同探討真正的應用需求,審定需求分析報告,鎖定實施前的總體需求。

    需求分析階段軟件研制技術人員的主要工作包括:傾聽業務需求描述,獲取用戶的本能需求;通過啟發、誘導,深層次的溝通與交流,獲取用戶的潛在需求;理解、分析、整合,應用現代管理理念與檔案館業務工作者進一步探討真正的應用需求;編寫需求分析報告并獲得用戶認可。

 

10. 需求調研工作從幾個方面開展?

    主要從檔案館的組織機構與崗位職責設置、檔案資源(實物與數據)的組織與管理方式、檔案工作業務流程與數據處理流程、檔案館運行管理模式、檔案信息安全管理需求、檔案館的個性化應用需求、檔案信息的集成與共享模式以及檔案服務社會化等方面開展需求調研,分析檔案館開展檔案工作對檔案管理信息系統的功能架構方案的需求。

 

11. 如何理解需求鎖定?

    隨著檔案信息化應用走向深入,業務需求也隨之發生變化,用戶往往希望在很短的時間內隨需而變,這必然會產生很多隱患,系統也很難使用起來。一個階段需求相對鎖定是軟件研制的基本要求,也是AMIS能夠真正用起來獲得效果的前提,這就需要開展需求分析時盡可能做到周全、細致,兼顧當前實用性的同時考慮未來發展的需要。

 

12. 如何理解工作流程及其數據流之間的關系?

    檔案工作的業務流程是業務與業務之間的銜接、傳遞、轉移的動態過程,是為了完成檔案全過程管理而開展的一系列活動。工作流程的發生可能在檔案館內部各部門之間,也可能發生在歸檔/移交單位與檔案館之間、檔案館與檔案利用者之間。有工作流程存在的地方就會有檔案信息的輸入、輸出與處理等數據處理過程(即數據流)的存在。

 

13. 檔案館使用檔案管理信息系統主要管理哪些信息或數據?

    檔案館使用檔案管理信息系統主要管理三類信息/數據:即檔案內容(數字化對象)、檔案目錄信息和檔案工作過程中產生的管理信息。另外,還需要保存和管理用戶信息、數據字典、單位及部門基本信息、數據的存儲分配信息、系統日志等。

 

14. 如何理解檔案元數據,元數據項應包括哪些?

    檔案元數據是描述檔案及檔案業務的數據集合,主要包括基本元數據集、管理元數據集和業務處理元數據集三大部分。

    (1) 基本元數據是用以描述檔案內容的基本屬性,主要包括文號、題名、時間、責任者、頁數、備注等。

    (2) 管理元數據是為了檔案管理、保存和提供利用需要而確定的元數據集。主要包括立檔單位、件號(順序號)、檔號、全宗、類目、保管期限、保管級別、密級、存址(庫房位置、電子文件的URL)、載體、檢索/信息分類等。

    (3)業務處理元數據是描述各檔案管理業務過程中產生的各種信息的元數據集。主要包括接口處理的責任鏈信息、工作過程產生的與檔案密切相關的過程信息。主要包括檔案的移交、接收、分類、排列、編號、組卷、編目、入庫、上架、庫房檔案狀態、保護處理、數字化處理、縮微處理、開放處理、利用信息、銷毀處理等工作的時間、責任者、處理相關信息等。這些元數據集記錄了檔案工作的全過程信息。

 

15. 檔案管理信息系統的用戶類別和權限是怎樣劃分的?

    (1)用戶類別的劃分可以按用戶對系統所管理的數據操作權限劃分為數據維護(User)、數據查詢(Query)、數據管理(Admin)三大類。也可以按職能劃分用戶角色,方便系統管理。

    (2)用戶的使用權限是按照工作人員的崗位職責和他能夠操作的數據范圍進行劃分,主要包括對系統提供的功能模塊的操作(功能權限)和對每個功能模塊中數據操作的權限(數據權限)。

 

16. 什么是通用系統平臺?基于這種架構研制的AMIS 有什么功能和特點?

    通用軟件平臺的概念是基于工作流程、軟總線和動增長理念而設計和實現的支持持續完善與發展的動態可擴展的平臺系統?;谶@種架構實現的AMIS系統具有以下功能和特點:

    (1)AMIS基礎平臺能夠在信息模型、工作流模型、用戶模型、功能組件和系統配置等方面滿足檔案管理的基本業務需求。

    (2)AMIS功能組件的靈活裝配能夠形成檔案館對特定功能模塊的要求,不同功能模塊的搭配能夠滿足各分/子系統的功能要求。

    (3)系統的信息模型能夠根據用戶和系統的需要進行動態調整,系統的功能模塊能夠基于工作流程實現靈活定義。

    (4)系統的用戶能夠根據自己的崗位職責獲得對系統數據和系統功能的操作權限,能夠根據個性化需求配置用戶的操作界面。

    (5)AMIS能夠支持動態擴展的功能需求,能夠根據檔案業務的動態發展需要,不斷擴充系統的功能組件。

    (6)AMIS實施過程中能夠不斷積累和豐富系統的參考模型,為AMIS的廣泛實施和普及應用提供參考原型,提高實施效率,改善實施效果。

 

17.基于通用平臺架構的AMIS快速實施的六大步是什么?

    (1)確定系統框架結構,包括分、子系統劃分以及系統的框架結構及系統公共屬性的確定。

    (2)確定系統信息模型:包括對檔案元數據項及其結構的定義,以及元數據項與工作流程之間的過程對應關系。

    (3)確定系統工作流程和系統功能模型:包括每個子系統的工作流程與功能模塊,每個功能模塊應包括的功能組件等。

    (4)確定系統的用戶模型:包括用戶的類型、用戶的授權模型、用戶與崗位的對應關系。

    (5)確定系統的接口模型:包括系統內部各分/子系統之間的數據集成、共享、遷移等的接口關系,以及系統對外的數據處理接口關系。

    (6)確定檔案館個性化功能需求:包括檔案館的其他個性化功能需求,確定系統擴充或二次開發的功能與組件。

 

18. 確保AMIS成功實施的重要因素有哪些?

    (1)組織保障:建立“一把手”參與的組織保障體系。

    (2)進度控制:實施嚴格的進度執行與控制計劃。

    (3)成本控制:按預算執行,加強成本管理與控制。

    (4)質量把關:聘請專家顧問,提高過程控制的力度。

    (5)風險控制:預測風險并采取有效措施,規避風險、降低風險。

 

19.如何理解系統實施過程中的培訓工作?都包括哪些培訓工作?

 

    培訓工作是幫助檔案工作人員全面了解AMIS的內涵、功能、實施方法和使用要求的主要方式,通過全員培訓,使每位員工,尤其是領導們獲得全面的認識和了解,對今后信息化管理的有效實施將起到基本保障作用。培訓是統一認識,調整和更新觀念的良好機會,所以應高度重視,保證人員、時間、資金的到位。培訓的重點,應放在了解計算機管理與手工管理方式的差異上,熟練掌握系統的操作與使用規程。

    培訓工作主要包括對檔案館內部所有使用AMIS的人員、進行系統維護和網絡管理的技術部門的工作人員。系統維護人員的培訓,盡管只涉及個別人員,但也非常重要,熟悉本館各方面情況的同志掌握了這套管理信息系統,會使日常的技術支持工作與實施配合工作更有效、更有針對性。

 

20.如何控制系統的實施進度?

    專業的有經驗的實施團隊在實施前會制定一個詳細周密的項目計劃,并且根據實際進展情況隨時進行必要的調整。檔案館需要對這個進度計劃做出確認,并在積極配合項目實施(如提供有關資料、數據,對開發文檔進行確認等)的過程中及時了解進度的完成及調整情況,在需要檔案館配合的環節上積極配合。當時間進度與質量發生沖突時,寧肯調整進度也不能犧牲質量。

 

21.實施前有必要先試用軟件嗎?

    不少檔案館為了選擇合作方和幫助確定實施內容和需求,要求先試用一段時間的管理信息系統,但試用的效果大都不理想。一方面,現有管理軟件的商品化、成熟性都不是很高,而且都在不斷改進和更新,對試用的服務支持也不可能象對待正式用戶那樣有力;另一方面,試用人員因為忙于本職工作,對這種沒有硬性指標的任務不可能投入太多精力,況且對軟件的操作也不熟,能試到的功能有限。到不如在合作意向明朗化時,雙方拿出一兩天時間,踏踏實實地共同試運行一、兩個實際業務系統,作到較為全面的了解。

 

22.如何理解實施過程中溝通的作用和效果?

    檔案管理信息系統的實施方和用戶方之間的密切溝通和充分理解,是決定實施成敗的重要因素。實施前建立一套可行的溝通機制,定期交流,達到有效溝通和充分交流。雙方的目標是一致的,所以應盡快建立起良好的合作關系,互相體諒,求大同,存小異。

 

23.現場開發是不是實施過程控制的最佳方式?

    不一定。檔案館對于開發方不能保證足夠的投入、偏離需求,導致項目失敗的擔心是可以理解的,過去這方面的例子也確實很多。但一個負責任的、整體實力強的開發單位是能充分理解用戶需求,嚴格履行合同,投入足夠的人力物力,確保實施成功的。采取產業化和集中研制的系統開發模式,更有利于開發團隊的整體協作和對質量的監控和保障。反之,如果安排不合適的人到現場“濫竽充數”,出工不出力,分散了人力、精力,不會產生出最佳效果。當然,保證一定的現場開發、服務時間是必須的,重要的是:在關鍵的時刻,必須由關鍵的、合適(有經驗)的人員在充分理解用戶需求的基礎上來完成。

 

24.如何評價實施效果?

    評價的標準主要是看實用與適用程度,以及系統先進性和可擴展功能,較之以前手工管理方式,效率是否有明顯改善,解決了哪些問題,使用方便還是麻煩,是否達到了預期的效果。如果與最初設定的目標相差甚遠,盡管滿足了一些使用要求(如實現了30%),也不能算成功實施。當然,在最初設定階段目標時,也應采取比較現實、靈活的態度,目標不宜太大。

 

25.如何理解購買軟件還需要購買實施和服務?

    檔案管理信息系統的實施,是一項長期、艱巨、復雜的任務,不可避免地遇到各種問題,還可能隨著實施進程的推進不斷產生新的問題。特別是網絡化檔案管理信息系統的應用會涉及到服務器管理、數據庫管理、網絡資源管理等多項技術,復雜度較高,它的建設是一項持續發展的、復雜的系統工程,只靠檔案工作者是很難完成實施任務的;即便是系統實施結束進入試運行階段,也還需要獲得供應商的持續跟蹤服務,才有可能得到持續發展,因此只購買軟件不購買實施服務是很難用好,甚至用不起來。有些單位花錢買了3、4套軟件卻沒有一個能真正用起來,主要原因就是對實施服務認識不到位、不重視的原因造成的。

 

26.系統的免費升級、服務以多長時間為宜?

    雙方在合同談判時,常常為系統免費升級、服務的時間爭執不下。用戶方當然希望越長越好,兩年、三年、甚至無限期,似乎只有這樣心里才踏實;AMIS研制單位則擔心用戶方的新需求沒完沒了,頻繁的現場服務仿佛“無底洞”。

    通常情況下,免費升級、服務的時間以一年為宜。因為一個管理信息系統,軟件系統安裝調試一年后,如果還不能正常運轉,要靠升級、服務來補漏洞,可以基本認為是失敗了(除非這一年內根本沒開始用)。另一方面,有實力、負責任的開發單位,是會信守承諾,不斷投入,改進技術,完善產品,保證長期優質的服務。如果雙方都愿意長期合作,一年后的技術服務、升級費用是可以友好協商確定的。商品化軟件的升級完善,最終受益的是用戶。最關鍵的還是要看合作方能否長期穩定的發展,而對于用戶而言也需要有足夠的資金投入,才能獲得長期優質的服務。


 
(文/小編)
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